UKÁZKY Z TEXTU, který bude zveřejněn v časopise „it-systém“ 3/2002

 

Doc. Ing. Arnošt Katolický, CSc

 

Význam softwarové podpory inovace projektového managementu využitím metody Critical Chain (CC)

 

Podtitulek: CC jako náročná, někdy nebezpečná, ale především racionální cesta řešení dlouhodobých problémů se zajištěním potřebné účinností managementu projektů.

Základní otázka: Jsou předpoklady účinnosti CC utopií, nebo aktuální nezbytností a tedy úkolem moderního managementu?

 

Projektový management ( dále PM ) nezbytně vyžaduje inovaci. Musí se přiblížit reálným podmínkám a hledat nové rezervy vyšší účinnosti. Nepomůže mu žádná izolovaná aktivita, ať jde o technickou, organizační nebo lidskou stránku řízení. Jedinou nadějnou alternativou je v současné době inovace celého systému. Moderní software představuje významný faktor PM. Zamyslíme-li se však nad tím, jak dalece se poměrně rychlý vývoj konkrétní podoby software pro PM projevil v jeho účinnosti, budeme zklamáni. Moderní SW společně s pokrokem v komunikacích vytváří sice nový prostor pro vývoj metod, sám však tyto metody nevytváří, ale podporuje či nepodporuje.

 

Proč jsem si vybral právě téma „ CC a SW“ ?

Critical Chain je metodou a současně filosofií přístupu a SW je vyjádřením algoritmu, který implementaci přístupu umožňuje. Kdo se neztotožní s filosofií přístupu CC a nebude se snažit o komplexní zajištění podmínek pro jeho implementaci, nemusí se zajímat ani o podpůrný software. Jedním z důvodů výběru tématu je i moje přesvědčení, že současná úroveň propagace CC je často kontraproduktivní. Lidé instinktivně cítí, že CC se může za určitých okolností stát nástrojem nebezpečným, riskantním. Příliš nadšená, obecná a povrchní propagace CC vzbuzuje nedůvěru nejen u členů týmů, ale i u projektových manažérů. V tomto textu mi jde především o reálný pohled na podmínky pro dosažení přínosu implementace  CC.

 

Pro větší názornost výkladu problematiky SW podpory jsem zvolil konkrétní produkt – Pro Chain, spolupracující s MS Project 200. Nejde mi zde o to naučit čtenáře pracovat s konkrétním SW, ale ukázat na příkladě konkrétního SW podobu a význam souznění přístupu, metody, a algoritmu na jehož základě je založen SW podporující PM. Implementaci CC v praxi ovlivňuje celá řada faktorů – SW je  jedním z významných. Nesmí však být faktorem izolovaným!

 

V roce 1999 jsem vystavil na internet svůj první text týkající se CC.

Je dostupný z domény www.akamonitor.cz v sekci „Projektový management“

Novější verze mého pojetí je obsažena v květnovém čísle časopisu it-systém 2001.

 

Od roku 1999 došlo k celé řadě změn, které ovlivnily podmínky implementace CC. Změnily se potřeby, především tlak na čas a intenzitu práce na projektu – T2M ( Time-To-Market ), změnily se i předpoklady:

- nové komunikační a hardwarové  podmínky

- vyšší vzdělanost, posun v chápání rizika, kauzálnější přístup v chápání chování lidí.

- projektoví manažéři si lépe uvědomují závislost úspěchu projektu především na motivaci chování odpovědných lidí – řešitelů.

 

Co se bohužel nezměnilo, je skutečnost, že z hlubšího poznání nejsou vyvozovány závěry a na ně navazující aktivity, které by vedly k systémovým změnám! Jednotlivé izolované dílčí inovace nezřídka situaci ještě zhoršují.

 

Téma „CriticalChain – ano či ne“ je téma trvale kontroverzní.  Problém by se dal přiblížit větou: „ všechno něco stojí!“. Přejete si vysokou stabilitu zdrojů? Oželíte při tom možnost dosáhnout výrazného zkrácení délky projektu? Myslíte si, že přesným plánováním dosáhnete více než podporou pružnosti reakce na vzniklé situace? Myslíte, že rozdrobením projektu na nejmenší detaily zajistíte podmínky pro 100%-ni osobní odpovědnost ( vyvinutí maximálního tlaku na pracovníky )? Oželíte při tom iniciativu zdrojů (llidí), kteří se nebudou bát zdravě riskovat?  Atd. Je či není přístup označovaný jako „Critical Chain“ (CC) nadějnou variantou řešení dlouhodobých problémů PM? Jak se na odpovědi na tyto otázky podílí problematika tvorby a užití software?

 

Řídit velký projekt bez podpory IS/IT je dnes nemyslitelné. To si dnes uvědomuje každý a každý také zná některý z hlavních SW produktů, které PM slouží ( MS Project, Primavera, ShureTrack, aj.) Software je naprogramovaný algoritmus a algoritmus odráží metodu ( přístup ). Volba SW je tedy volbou přístupu, ale nemusí to platit naopak a zde může docházet k potížím.  Kolik projektových manažérů dnes ví o existenci SW podporujícího přístup odpovídající Critical Chain? Ukazuje se, že velké rozšíření SW podporujícího klasické přístupy ( CPM, PERT ) samo o sobě konzervuje setrvání u klasiky i při volbě přístupu. Navíc – software pro klasiku je dnes tak dokonale propracovaný, že se zdá, že na něm již není co vylepšovat!? A tak si často nepovšimneme, že inovace SW bez změny přístupu, metody, algoritmu, může být pohybem v bludném kruhu.

 

Máme-li mít šanci z tohoto bludného kruhu vystoupit, pak:

- musí existovat nový kvalitní SW konzistentní s novým přístupem

- o tomto SW se musí projektoví manažéři dozvědět

- informace o tomto SW musí zahrnovat poměrně podrobné zkušenosti s jeho aplikací

- podání zkušeností a celá osvěta musí mít solidní podobu, aby byla přesvědčivou

- je třeba poznat a popsat  podmínky efektivního uplatnění

- nezapomínat na skutečnost, že šance na velký efekt spolu zpravidla přináší větší riziko

Souhrnně řečeno: je třeba poznat místo SW v systému PM založeném na CC.

Je třeba otevřeně přiznat, že systém založený na práci s rizikem, na ovládnutí omezení, na změně chování lidí, je systémem velmi nadějným, ale současně velmi riskantním.

Zatajování této skutečnosti , kterou potenciální uživatelé detailně sice neznají, ale instinktivně vytuší, není nic jiného, než úmyslné, nebo neúmyslné brždění vývoje.

 

Charakteristika CC. Pro CC je přiznačné:

….. více v časopisu „it-systém“

Přístup CC nechápe rezervy jako něco nežádoucího, co je třeba vyloučit.

….. více v časopisu „it-systém“

Centrálním problémem CC  je proto buffer management, představující zásadní inovaci v software pro CC.

….. více v časopisu „it-systém“

V tomto textu není dost místa pro podrobné slovní opakování základů CC. V samostatném okně na této (?) stránce uvádím graficky základní kroky při aplikaci přístupu CC.

 

Schematické vyjádření koncepce Critical Chain:

….. více v časopisu „it-systém“

 

CC je určen pro moderní management. Vyžaduje určitou kulturu a současně posiluje inovativní prvky v managementu. Učí komplexnímu chápání problematiky rozhodování v soc-ekon. systémech. V roce 2002 již není úplnounovinkou. Přesto není dosud příliš rozšířen. Proč?

 

Proč se CC nelíbí? Proč se nerozšířil?

- protože se nehodnotí zkušenosti, také nejsou podrobně k dispozici

- protože je obava ze ztráty kontroly nad detailem

- zakořeněná  obava z negativního vlivu navazujících činností a poruch v dostupnosti zdrojů

- neochota pracovat s rizikem, obavy související s neznalostí pravděpodobnosti

- vytýká se mu nesystémovost – opak je pravdou

- vytýká se mu málo deterministický přístup

- dostupnost SW, známost SW, lokalizace

- zvýšený nárok na úroveň organizačních systémů a jejich flexibilitu

- nesprávné chápání dynamické stability

- vlivy „non-CC“ navazujících projektů

- protože je příliš obecně a přehnaně optimisticky propagován.

 

Systém, který není stavěn jako dynamický, je zranitelnější změnami a odchylkami

CC dosahuje efektu pouze je-li aplikován jako systém, tedy:

lidský faktor, metoda a nástroje ( včetně SW a IT ) v plném harmonickém souladu!

 

CC věnuje vyváženou pozornost oběma fázím projektu

- plánovací fázi

- tracking – operativní řízení ( monitorování, rozhodování, ovlivňování)

….. více v časopisu „it-systém“

Tolik pozornosti filosofii CC jsme nevěnovali náhodou! Vzhledem k povaze přístupu CC není snadné zajistit pro něj účinný software.

 

Nároky na SW proto nejsou nijak malé!

- SW se musí vyvíjet společně s přístupem k PM

- SW pro CC  musí být nástrojem plně  konzistentním s CC

- musí podpořit management v obou fázích projektu – plánování i realizace

- musí zajistit podmínky pro buffer management

- musí umožnit globální monitoring, ale snadný přechod k detailům

- musí umožnit uplatnění standardních nastavení parametrů modelu , ale i individualizaci

- musí podpořit práci s rizikem

- musí pomoci objektivizovat některá rozhodnutí o prioritách a konfliktech

- musí vytvořit prostor pro pružnost řízení

- musí podporovat komplexní a globální přístup k projektu

 

SW je  důležitý faktor ovlivňující vyváženost celého systému PM.

 

Metrika CC

….. více v časopisu „it-systém“

 

Pro ilustraci softwarového prostředí podporujícího CC jsem zvolil produkt ProChain od firmy stejného jména. Není sice jedinou možnou variantou, ale má pro české podmínky jednu výhodu – navazuje na produkt u nás dobře známý, na Microsoft Projekt ( ve verzi 98 i ve verzi 2000 ).

 

ProChain ( PCh ) a jeho vztah k MS Projektu

….. více v časopisu „it-systém“

 

Podstatné jsou 4 základní kroky, ilustrované na obrázcích 1 až 5.

 

Na PCh je  zajímavá symbióza dvou přístupů v provázaném SW. MSP je výrazně orientován na CPM ( Critical Path Metod ), PCh na CC. Zdálo by se, že jde o neslučitelnou  vazbu. Přesto PCh využívá většinu moderních možností zejména analytické podpory MSP ke svému prospěchu.

 

Přiložené obrázky ilustrují  především prostředí, které slouží k detailnímu ovládání základních 4 kroků  postupu PCh ve fázi plánování:

1. Level Load - převzetí informací o činnostech a zdrojích a jejich vzájemných vazbách z MSP a vyrovnání zdrojů ( ressource leveling )

2. ID Critical Chain – identifikace Kritického řetezu ( Critical Chain ) tj. sekvenci činností, které na sebe časově navazují s respektováním výsledku prvního kroku. Kritický řetěz může procházet ( na rozdíl od Critical Path ) více větvemi sítě činností v projektu

3. Create Buffers – výpočet velikosti bufferů a jejich vložení jako samostatné položky do seznamu činností. Vytvářeny jsou 3 druhy bufferů: project buffer, představující časovou rezervu projektu jako celku, Feeding buffer, představující časovou rezervu chránící kritický řetěz činností před vlivy nekritických větví a resource buffer se speciálním určením týkajícím se včasného zabezpečení zdrojů pro činnosti.

4. Insert Buffers – vložení bufferů do sítě činnosti.

Prostředí pro tyto kroky je uvedeno na obr. 1

 

Obr. 2 ilustruje grafické zobrazení projektu po vložení vytvořených bufferů.

….. více v časopisu „it-systém“

Obr. 3. ilustruje prostředí pro aktualizaci - editaci ( updating ) činností. Pro manuální úpravy parametrů bufferů slouží jiná část prostředí PCh.

….. více v časopisu „it-systém“

Obr. 4. ilustruje grafický záznam negativních odchylek skutečného průběhu projektu od plánu. Na rozdíl od metody CPM nedochází k posunu konečného termínu projektu ani při prodloužení činností na kritickém řetězu, pokud součet odchylek nepřesáhne plánovanou rezervu. Do té doby odchylky pouze ovlivňují čerpání kapacity bufferů. Černé proužky u položek 8 a 10 ilustrují čerpání bufferů.

Obr. 5. ukazuje prostředí, které vychází dále vstříc potřebám individualizaci nastavení parametrů ovlivňující fungování modelu pro výpočet projektu.

….. více v časopisu „it-systém“

Buffer management podporuje globální sledování vývoje projektu a rozhodování o zásadních otázkách osudu projektu.

….. více v časopisu „it-systém“

Účelem ilustrace pomocí obrázků prostředí PCh bylo přiblížit uživatelsky přivětivé a při tom velmi účinné prostředí PCh, podporované MSP a alespoň částečně naznačit rozsáhlé možnosti individualizace parametrů modelu. ( Kritici často CC vytýkají přehnané uplatnění globálních standardních nastavení velikosti rezerv atd.)

 

ProChain má vlastní ovládání aktualizace činností a velikosti bufferů, zajišťující výpočty a grafické zobrazování míry čerpání bufferů. Společně s jednoduchým, ale účinným reportingem tak PCh plně zabezpečuje fázi realizace projektu (tracking).

 

Pro podmínky multiprojektování existuje samostatná verze ProChainu.

Možnosti individualizace nastavení modelu PCh je třeba využívat s plným respektováním filosofie přístupu CC.

….. více v časopisu „it-systém“

Podrobnější informace o ProChainu budou vystaveny na www.akamonitor.cz.

 

CC vyžaduje i moderní ekonomické myšlení orientované na využití rizika. Je nástrojem vhodným především  pro inovativní prostředí.

Implementace CC  vyžaduje systémový, komplexní přístup. V rukou manažéra, který nerespektuje principy systému, může být CC nástrojem nebezpečným. Tuto skutečnost není správné tajit! CC mění povahu modelu ve srovnání s CPM a vyžaduje jiný přístup jak ve fázi plánování, tak ve fázi implementace projektu.

 

Největší rezervy v PM souvisejí s chováním lidí a lidé se chovají podle toho jak jsou motivování a hodnoceni. Na tom sebelepší SW sám o sobě nic nezmění. Pokud však motivační systém odpovídá přístupu CC, stává se  SW mohutným nástrojem zvyšujícím účinnost řízení.

 

Co chybí k rozšíření přístupu Critical Chain?

- otevřenější a upřímnější propagace CC

– více dostupných zkušeností

- konkrétnější popis nároků na management

- větší přiblížení problematiky řízení rizika širšímu okruhu projektových manažérů

- respektování potřeby spojení  lidského faktoru s technickými nástroji a s nástroji řízení do jediného provázaného systému PM

- dostupnost vhodného SW, konzistentního s filosofií přístupu CC

 

CC je v mnoha směrech náročnější než CPM, za určitých podmínek je však výrazně  učinnější. Je reálnější a v určitém smyslu i poctivější! Neabstrahuje od reálných skutečností, které nejsou pro projektový management příjemné.

Přístup CC považuji za opravdový, poctivý, reálný a proto také perspektivně nadějný. V CC vidím náročnou cestu k vyšší účinnosti projektového managementu.

Více na www stránkách AKA.-MONITORU http://www.akamonitor.cz

 

Obrázky budou součástí plné verze článku.

UPOZORNĚNÍ

Vážným zájemcům o poznatky související s využitím produktu ProChain, kteří nechtějí nebo nemohou čekat do března, kdy vyjde plné znění článku, nabízím možnost kontaktu přes e-mail na adrese doc.aka@akamonitor.cz